Kassasystemen zetten in op integratie en connectiviteit

Slimme winkeliers halen het onderste uit de kan 

Een sectorspecifiek en goed ondersteund kassasysteem wordt steeds vaker een strategisch instrument. De voordelen zijn talrijk: minder fouten, beter beheer van voorraad en verkoop en daarmee een duidelijker beeld van de rendabiliteit. Automatische registratie en duidelijke rapporten maken zakelijke beslissingen eenvoudiger. De klantenservice is optimaal: vlotter afrekenen, correcte doorrekening van promoties, schakelen tussen uiteenlopende activiteiten zoals loterij, snoep en diensten. Vooral in het afgelopen jaar is er aanzienlijke vooruitgang geboekt in de integratie en verbinding met externe software en netwerken, terwijl de gebruiksvriendelijkheid behouden blijft.

Luc Vandenbroeck - 19 maart 2026

Snelle evoluties

Een belangrijke evolutie is de ontvangst en verwerking van elektronische documenten, vooral met nadruk op Peppol. Een rechtstreekse koppeling maakt het eenvoudig om te voldoen aan de nieuwe wetgevingen. Daarnaast zien we een betere integratie van contactloze betalingen, mobiele wallets en hybride betaaloplossingen, bovenop ondersteuning voor randapparaten waaronder scanners, labelprinters enzomeer.

Winkelbeheer van A tot Z

Kassasystemen vormen vandaag een centraal platform waarin verkoop, stock- en klantenbeheer, leveranciersbestellingen, loyaliteitsprogramma's en rapportering samenkomen. Er wordt volop ingezet op verregaande automatisering van catalogi en bestellingen en op geavanceerde analysetools om de verkoop en marges te sturen. De mobiliteit in de winkel verbetert, dankzij tablets en draagbare terminals.

Daarnaast breiden sommige systemen uit met modules voor marketing via e-mail en sms, en HR-tools voor het beheer van contracten, vakantie, ziekte en aanwezigheid van medewerkers. Ook bij de integratie van nieuwe partners, of het optimaliseren van bestaande functionaliteiten wordt de dagelijkse winkelwerking niet verstoord.

Veiligheid en transparantie

Op vlak van cyberveiligheid zijn de risico's reëel: virussen, ransomware, phishing en hacking leiden tot onderbrekingen. Onderhoud, monitoring, updates en databeveiliging worden dikwijls toevertrouwd aan gespecialiseerde partners. Zowel consumenten als handelaars werken constant met de smartphone. Kassasystemen spelen hierop in, zonder de kernprocessen te bemoeilijken.

Belangrijkste evoluties van het voorbije jaar:
- ontvangst en verwerking van elektronische documenten
- betere integratie van contactloze betalingen, mobiele wallets en hybride betaaloplossingen
- ondersteuning voor randapparaten (scanners, labelprinters ...)

Transparantie en overzicht zijn belangrijk, zeker wanneer verschillende medewerkers met het systeem werken. Kunstmatige intelligentie doet stilaan zijn intrede, bijvoorbeeld voor analyses of aanbevelingen. AI kan ondersteunen, maar mag geen ondoorzichtig kluwen worden. De eigenaar houdt altijd de controle.

Motor van de dagbladwinkel

In vergelijking met andere kanalen is de dagbladhandel iets terughoudender geweest. Toch zijn kassasystemen tegenwoordig wijdverspreid. Voor sommige aanbieders vormen ze zelfs de kern van de klantenbasis, waardoor hun ontwerpen toegespitst zijn op de specifieke behoeften van de sector.

Een performant systeem omvat niet enkel kassasoftware, maar ook andere tools: van apps voor weddenschappen tot mailaccounts en camerabewaking. Volledig uitgerust zijn is meer dan ooit een concurrentieel voordeel. Digitale registratie, traceerbaarheid en rapportering worden belangrijker en dwingen dagbladhandelaars in die richting.

De leveranciers ondersteunen optimaal, met focus op advies en begeleiding. Door het directe contact met hun klanten identificeren ze snel de behoeften. Ze zorgen voor installatie, configuratie en opleiding voor de gebruikers. Daarnaast garanderen ze een goede technische ondersteuning; veel zaken kunnen gelukkig online opgelost of ingesteld worden. Verder krijgen de winkeliers regelmatig updates.

Enthousiaste collega's aan het woord

"Bijzonder interessant voor lottospeelpotten"

Joël Verbeeck van De Lettertrap in Bornem: "Wij gebruiken al een jaar of 16 Vertico Press-IT. Na een infoavond was ik verkocht, ik vond het een goede oplossing voor lottospeelpotten. Dit bespaart ons heel wat tijd; met één druk op de knop bereik ik alle deelnemers. Wij hebben in maart trouwens 3 miljoen gewonnen met een winkelspeelpot, en het is niet overdreven om te stellen dat het systeem ons toch heel hard heeft geholpen bij de administratie."

"Verder gaat alles vanzelf: nota's van leveranciers als Conway, stockbeheer ... In het verleden waren er soms storingen bij updates, hoewel die telkens goed opgelost werden. Maar sinds we vorig jaar nieuwe, snelle kassa's aankochten met Windows 11, draait het programma foutloos."

"Wij gebruiken dus vooral de functionaliteiten voor speelpotten en stockbeheer. Dat laatste is onmisbaar, want als je niet precies weet wat in voorraad is, kun je niet optimaal bestellen. Bijzonder handig is ook de koppeling met leveranciers. Aan het einde van de dag krijgen we zelfs een kassaverslag. Ik mis eigenlijk geen enkele functie; als ik in het verleden een aanpassing of iets extra's vroeg, probeerden ze dat meestal te voorzien of te ontwikkelen. Vorige winter had ik bijvoorbeeld een aparte pop-upwinkel voor kerst, en de vooral cadeaugerichte software was ook alomvattend en gebruiksvriendelijk."

"Verder ben ik ervan overtuigd dat de software ons ook daadwerkelijk winst oplevert, door zaken te implementeren en actief de aankoopprijs te tonen van producten. Je kunt als handelaar gemakkelijk de prijzen verhogen wanneer je merkt dat de marge onvoldoende is. Ik wil niets verkopen met een marge van minder dan 3%. Zo heb ik ontdekt dat potten tabak helemaal niet rendabel zijn. Ik heb deze uit het assortiment gehaald, én ik maak daarom niet minder winst. Het is dankzij de kassa van Vertico dat ik die lage marges snel heb opgemerkt, anders had het wellicht veel langer geduurd."

"Ideaal voor pakjes"

Maxime Stelleman van Librairie de la Gare in Beauraing, vicepresident van Prodipresse, de Franstalige federatie van perswinkels:

"Ik gebruik al 6 jaar Slytio POS, een volledig en gebruiksvriendelijk kassasysteem, specifiek afgestemd op Wallonië. In mijn zaak heb ik tussen de 400 en 600 klanten per dag en ik kan mij het dagelijks werk onmogelijk voorstellen zonder. Voor pakjes is het erg handig, want Slytio biedt een goed classificatiesysteem voor onze 9 verschillende vervoerders. Het invoeren en opzoeken van de zendingen gaat vlot."

"Wat ik ook vaak gebruik is de spaarpotfunctie voor het beheer van lotto tegoeden; dit vereenvoudigt het groepsspel door de inzetten te centraliseren, de nummers te verzenden en de winsten automatisch te verdelen. Verder is de functie voor het importeren van producten onmisbaar. Ik gebruik dit voor bijna al mijn leveranciers."

"In een ideale wereld zou het systeem bijvoorbeeld automatische bestellingen bij alle leveranciers voorzien, en een directe koppeling met het lottosysteem. Maar in het algemeen is het wat mij betreft nu al zeer volledig en voldoende toegespitst op de dagbladhandel, zeker gezien de evolutie en vernieuwing in de sector; het laat toe om op veel vlakken te groeien."

"Persoonlijk waardeer ik vooral de tijdwinst, zeker bij pakjes. Ik bespaar tussen de twee en drie uur per dag. Door de automatisering van driekwart van de functies hoeven we bijna niets meer manueel in te voeren of op te zoeken. Alle nodige tools zitten in het kassasysteem. Dankzij de rapporterings- en beheersfuncties hebben we met twee klikken toegang tot omzet, aankoop- en verkoopprijzen, rangschikking per product, omzet per artikel of productgroep ..."

"Alle nuttige documenten voor de boekhouding zijn beschikbaar, de rechtstreekse koppeling met Peppol is een pluspunt. De tijdwinst maakt het mogelijk om meer klanten te bedienen, dus meer verkopen te realiseren en indirect meer winst te maken. Bovendien werken ze voortdurend aan verbeteringen. Geen enkel systeem is feilloos; soms zijn er storingen. Gelukkig duren die meestal niet lang, de technische teams reageren snel."

"Beter finetunen"

Yannick Gyssens van Perswinkel Gyssens & co, voorzitter van Perstablo, de beroepsfederatie voor perswinkels in Vlaanderen:

"Wij kozen een vijftal jaar geleden voor AMP Distrishop. Daarvoor hadden we een individueel, niet-geconnecteerd kassasysteem. Om mee te gaan met onze tijd, zijn we overgestapt. Als voorzitter van Perstablo moet ik het goede voorbeeld geven en de technologische vooruitgang omarmen. De directe verbinding met AMP, het importeren van leveranciers, de overzichtelijke stock, het verwerken van leverings- en teruggavebonnen gaven de doorslag."

"Zonder dit systeem verliep het dagelijks werk veel minder efficiënt. Het is inderdaad mogelijk om zoals voordien alles te verkopen onder de toets 'tabak', maar dankzij het systeem splits je met de bar- of QR-code alle tabaksproducten op in segmenten. Producten zonder barcode zoals sigaren labelen en registreren we zelf in het systeem, dat is dan één keer vervelend werk."

Meten is weten

"De software geeft mij de tools om structuur in de winkel te brengen en het beleid te optimaliseren, meer data te verzamelen. Want meten is weten. Ik houd van analyses: de omzetgegevens, moet ik bepaalde producten vervangen of de marges aanpassen? Zo worden alle artikels op een correcte manier afgerekend aan de klant. De gemoedsrust die het systeem mij brengt, is het grootste voordeel."

Constante verbeteringen

"Er is veel vooruitgang gerealiseerd in die paar jaar. Het systeem wordt steeds performanter. Samen met de leden van de federatie laten we dit evolueren, Distrishop houdt rekening met onze feedback en repliceert snel. Om veiligheidsredenen is een directe verbinding met de lottoterminal voorlopig niet mogelijk, maar er wordt actief gezocht naar andere oplossingen om de verkopen van de Nationale Loterij met de nodige productdetails te verwerken via het kassasysteem. Bijvoorbeeld, het genereren van een QR-code via de terminal zou een oplossing kunnen bieden. Deze zou alle verrichtingen met betrekking tot verkoop of uitbetaling van loterijproducten bevatten en weergeven op het kasticket."

Met medewerking van Distrishop, Slytio en Vertico